A pesar de la promesa que es la IA y demás avances tecnológicos la vida no se ha vuelto más simple… sino más compleja.
Cientos de nuevas opciones que cambian la forma de hacer las cosas más básicas han aparecido en muy pocos años.
Pero lo que a primera vista parece algo muy bueno, casi inifinitas posibilidades, es una ilusión.
El volúmen de información actual supera nuestra capacidad de usarla bien.
Este es el mensaje central del libro:
El fracaso moderno no se debe a la ignorancia.
No es que el conocimiento no exista o sea insuficiente.
La ignorancia se puede resolver con una búsqueda en Internet, algo de tiempo y ganas de aprender.
El acceso a la información que hoy tenemos es el mayor que jamás a existido.
El mayor problema no es la ignorancia, es la ineptitud.
El conocimiento existe pero no se aplica correcta o consistentemente.
La ineptitud es una constante porque creemos que podemos hacer todo confiando en nuestra memoria.
Recordando lo más importante a cada paso.
Lo cual es imposible.
La memoria con la cual funcionas en tu día a día, con la cual estás leyendo ésto mismo, se llama memoria funcional.
Y no retiene más que un par de cosas a la vez a cada momento.
Así es, tan solo “un par de cosas”.
Depender de tu memoria para todo es la mejor manera de errar seguido y vivir estresado.
Una lista de comprobación (o checklist) simplifica, estandariza, brinda estructura.
Reduce la carga cognitiva, los potenciales errores y, en mi experiencia al menos, tiene el potencial de mejorar todo tipo de tareas.
Si lo simple es amigo de la ejecución entonces las listas de comprobación son la forma más simple de hacer realidad lo que sea.
Y no lo digo porque sí.
Lo digo porque desde años las uso a diario.
¿Cómo una lista te puede cambiar la vida?
Muchas personas tienden a pensar que son la excepción a la regla.
Dejame decírtelo así… no lo eres.
Tu cerebro es igual que el mío.
Tu memoria es falible y su capacidad de retener varias cosas a la vez es limitada.
Si tres de las disciplinas más complejas como la aviación, la construcción y la medicina no pueden prescindir de listas de comprobación para trabajar entonces no deberías pasar por alto su uso tan rápido.
Lo que hace una lista bien pensada, personalizada para tus tareas, es aliviar la carga cognitiva.
Carga cognitiva es un término sofisticado para decir que en todo momento y lugar solemos retener varias cosas a la vez en nuestra mente.
A más cosas tenemos en mente más estrés sufrimos y más cosas se nos olvidan.
La ropa que debemos poner a lavar, hoy toca ir al gimnasio más tarde, falta pagar los servicios, el pendiente que venís procastinando hace semanas, etc.
Hacer que, al menos, una aspecto de tu vida o trabajo sea más liviano ayuda, y mucho.
En mi experiencia te ayuda a automatizar algunos de los comportamientos más importantes de tu vida.
Es decir, te ayuda a crear hábitos.
De hecho.
Una lista de comprobación es el sistema más simple de formar un hábito.
Menos carga cognitiva equivale a más concentración
La mente es un mal lugar para almacenar cosas.
Liberarte de la presión de recordar deja espacio para lo importante.
La mente es para tener ideas, no para guardarlas.
Es más.
Bajar la carga mental es uno de los pre-requisitos básicos para entrar en lo que se conoce como estado de flujo.
Es el estado donde estás completamente presente en el momento, en la tarea, y el tiempo pasa sin que te des cuenta.
Te sumergis en lo que tenes enfrente, el resto pasa a segundo plano.
Igual que como te pasa con Instagram/YouTube/TikTok…
Pero con las tareas importantes.
Para ser más claro.
Si ahora mismo despejaras completamente tu espacio de trabajo o estudio y lo dejaras algo así.
Sentirías (literal y físicamente) el alivio al cual me refiero, te sentirías más liviano.
La mente percibe todo lo que está en tu entorno, a todo momento, le prestes o no atención.
Menos estímulo en el ambiente es más concentración en la mente.
Una lista de comprobación hace lo mismo, pero con tus actividades, con tus tareas.
Es una limpieza mental que deja a la vista sólo lo que más importa.
El poder de lo simple
El libro es en esencia un montón de ejemplos impactantes que ilustran el poder de las listas en la vida diaria.
Estos son tres de los que más me gustaron.
Ejemplo #1: Miles de vidas salvadas
El Dr. Atul Gawande (el autor del libro) demostró que una lista de 19 ítems (de solo 2 minutos de duración) implementada por la Organización Mundial de la Salud (OMS) logró resultados drásticos en ocho hospitales del mundo:
- Las complicaciones quirúrgicas disminuyeron un 35%.
- Las tasas de mortalidad cayeron un 47%.
Eso es muchísimo.
En otros caso muy conocido, el Dr. Peter Pronovost creó una checklist para insertar una línea central.
La cual incluía:
Lavado de manos, uso de clorhexidina, campos estériles completos y barrera total (mascarilla, gorro, bata, guantes, apósito estéril).
La clave no fue “descubrir algo nuevo”, sino hacer que lo obvio ocurra siempre.
En los primeros 3 meses, las infecciones bajaron un 60%; muchas Terapias Intensivas redujeron su tasa trimestral a cero.
En 18 meses, se calculó un ahorro de US$175 millones y más de 1.500 vidas salvadas.
Eso fue hace varios años, asique esas cifras podrían estar por encima del billón de dólares en ahorros y decenas de miles de vidas salvadas.
Ejemplo #2: La cláusula de los M&M
La banda Van Halen incluía una cláusula en sus contratos que prohibía los M&M de color café en su camerino.
No como un capricho de estrellas, sino como una herramienta de diagnóstico.
En caso de encontrar M&Ms color café podían hacer una revisión completa de lo establecido en el contrato o darlo por nulo.
Si la producción no podía cumplir con ese detalle tan simple, era una señal de que probablemente habían cometido errores más graves en aspectos críticos de seguridad, como el peso del escenario.
Cosa que ocurrió en uno de sus tours.
Ejemplo #3: La fortaleza flotante
Otro gran ejemplo aparece en los orígenes del Boeing B-17, uno de los bombarderos más famosos de la Segunda Guerra Mundial.
En 1935, el ejército estadounidense buscaba un nuevo bombardero de largo alcance.
Boeing presentó el Modelo 299, una máquina que parecía años por delante de sus competidores.
Podía cargar mucho más peso, volar más lejos y hacerlo a mayor velocidad.
Era tan imponente que un periodista lo bautizó como la “fortaleza volante”.
Sin embargo, durante una prueba de vuelo, el avión despegó, ascendió unos metros, entró en pérdida, se estrelló y explotó.
La investigación reveló que no había fallado la máquina: había fallado el piloto.
El problema no era falta de habilidad, el piloto era un experto, el problema era que el avión era demasiado complejo.
Tenía más motores, más controles, más sistemas y más pasos críticos que recordar.
En medio del procedimiento, el piloto olvidó liberar un mecanismo de bloqueo de los controles.
Y eso bastó para que semejante máquina se estrellara.
La respuesta del equipo no fue exigir pilotos más inteligentes ni entrenamientos más largos.
Fue mucho más simple:
Crearon una lista de comprobación.
Una lista breve, práctica, con los pasos esenciales para el despegue, el vuelo, el aterrizaje y el rodaje.
Con esa checklist, la aeronave pudo volar millones de kilómetros sin accidentes.
Cómo crear tu lista de comprobación
Dan Boorman, ingeniero de Boeing (segundo mayor fabricante de aviones del mundo), explica que las listas de comprobación deben ser:
Precisas, eficientes y concisas.
No deben intentar explicarlo todo, sino recordar los pasos críticos que los profesionales más formados podrían olvidar.
Una buena lista debe tener un momento claro para su uso, lo que en el libro llama puntos de pausa.
Debe ser corta (entre 5 y 9 apartados como regla general, aunque depende del contexto) y no debe durar más de 60 a 90 segundos para evitar que la gente se salte pasos.
En un minuto te digo cómo llevo todo esto a la práctica.
Hay dos tipos de listas:
- HACER-CONFIRMAR: El equipo ejecuta las tareas de memoria/experiencia, y luego se usa la lista para confirmar que las cosas se hicieron.
- LEER-HACER: El equipo realiza la tarea a medida que va marcando la casilla (similar a una receta).
Los primeros borradores siempre fallan, por lo que las listas deben probarse, refinarse y volverse a probar hasta que funcionen sin errores o faltas.
Esto es clave y lo que la mayoría se salta.
Si no ponés a prueba tu lista, si no le dedicas el tiempo y la vas mejorando hasta su versión final, no vas a confiar en ella y no la vas a usar.
Así de simple.
Si algo deja claro este libro es que si una indsutria tan compleja como la aviación pudo resumir el conocimiento en una lista compacta e implementarlo globalmente en menos de un mes entonces de seguro podés hacer lo mismo.
3 pasos para crear una lista efectiva
En mi opinión lo ideal sería empezar con listas de leer-hacer (tipo receta) hasta que la tarea se vuelve un hábito, tras lo cual la seguiría usando pero como una lista hacer-confirmar.
Éste es mi proceso para crear mis listas:
- Observar el proceso: Grabar o registrar el proceso completo que quiero optimizar.
- Escribir y probar: Redactar una versión preliminar y probarla.
- Refinar: Ajustar la lista hasta que refleje con exactitud cómo se debe hacer la tarea.
- Enseñar (opcional): Una vez perfeccionada, la lista permite que el proceso sea transferible a otros, en caso de trabajar en equipo.
Los tres primeros pasos son la clave, se repiten una y otra vez hasta llegar a la versión definitiva.
Y una vez la tenés lista ¡magia potagia!
Implementación en la vida diaria
Toda la idea de las listas de comprobación gira en torno a optimizar nuestra vida cotidiana mediante «Puntos de Pausa» (momentos específicos para revisar una lista).
Momentos del día que actúan como disparadores para usar tu lista.
Yo tengo tres que listas que uso hace tiempo y algunas más que voy probando para mi trabajo.
Estos son:
- Bloque AM: Una lista breve para empezar el día con una intención clara. Me permite ser más creativo en lugar de reactivo.
- Ciclos de trabajo: Pausas de recuperación entre periodos de trabajo intenso. Tengo un menú de opciones para evitar recurrir al teléfono por defecto.
- Bloque PM: Una lista para cerrar el día, garantizar el descanso y la conexión familiar.
Para brindarte un ejemplo, así es como se ve mi lista para cerrar el día:
Algunas de mis listas más largas llego a imprimirlas y usarlas con un porta block.
Mientras más claro y obvio sea el hábito más probable es que lo hagas.
Para lo cual es esencial atiendas…
Los “Puntos de Pausa”
Recién te los mencioné pero vale la pena repetirlo.
Los punto de pausa son momentos específicos para iniciar tu lista.
Para un piloto, es antes de empezar el despegue; para un cirujano, antes de la primera incisión; y para un cineasta, justo antes de presionar «grabar».
Algunos de mis puntos de pausa son al levantarme por la mañana, al terminar el día de trabajo (a las 7pm) y al empezar un nuevo proyecto.
Una hora fija, un contexto determinado, justo después de terminar un hábito usual (cepillarte los dientes), al inciar una acción.
La verdad es que estoy empezando a implementar más listas porque es ridículo el potencial que tienen.
Algunas son para el día a día y otras para determinados momentos de mi trabajo.
Potencial en la vida personal y profesional
Aunque parecen básicas, las listas aseguran una ejecución de alto nivel de forma consistente.
Y se pueden aplicar a todo tipo de áreas:
- Creatividad: Para decidir que ideas vale la pena perseguir, ya estoy creando una para mi canal de YouTube y este blog.
- Empezar o cerrar el día: Como dije antes, uso listas que me recuerdan qué hábitos estoy apilando para mantener el ritmo día a día.
- Viajes: Evitar olvidar objetos como el cepillo de dientes o cargar los auriculares.
- Ejercicio: Para organizar mi semana y darle prioridad.
Mi conclusión
Existe una resistencia común a usar listas por miedo a perder la espontaneidad.
Lo extraño es que funciona a la inversa.
La estructura de una lista de comprobación crea libertad.
Al automatizar los detalles mundanos mediante una lista bien pensada, liberamos capacidad mental para ser efectivos en lo que realmente importa.
Ese ha sido mi caso.